Motivos de Cancelación CFDI 4.0 ¿Cómo se utiliza cada uno?

Entender los 4 motivos para cancelar un CFDI y cómo se utilizan es clave para que se cumpla el esquema del SAT.

La cancelación de CFDI es un procedimiento regulado por el SAT que permite corregir errores o ajustar transacciones fiscales para reflejar correctamente las operaciones realizadas. Este proceso asegura que los contribuyentes cumplan con las normativas y mantiene la transparencia en el registro de ingresos y egresos.

Y desde el 2022, la autoridad fiscal estableció el Esquema de cancelación de CFDI 4.0, en el que debe señalarse el motivo de cancelación para poder realizar el proceso. Entender los motivos de cancelación de CFDI y cómo se aplican en operaciones reales es clave para manejar correctamente la facturación electrónica.

En este breve artículo revisaremos qué son los motivos de cancelación y cómo cancelar una factura de acuerdo a cada uno de los cuatro motivos vigentes para cancelar una factura con ejemplos prácticos para facilitar su su comprensión y aplicación.

¿Qué es el Motivo de Cancelación del CFDI?

El Motivo de Cancelación de un CFDI es una razón específica y reconocida legalmente que debe indicar el contribuyente al momento de cancelar una factura electrónica en el sistema del SAT. Este motivo es obligatorio y tiene como finalidad justificar por qué el CFDI será anulado y, en su caso, determinar si la cancelación requiere un reemplazo, corrección o ajuste fiscal.

El SAT, a través del Esquema de Cancelación de CFDI 4.0, introdujo la obligatoriedad de seleccionar un motivo de Cancelación para garantizar transparencia en las operaciones fiscales y evitar mal manejo de cancelaciones o posibles escenarios de evasión de impuestos.

Este procedimiento también permite a la autoridad validar que:

1. La cancelación se realiza por causas justificadas.
2. Se cumple con las disposiciones fiscales y, si aplica, se generan los comprobantes complementarios (como un CFDI sustituto o un CFDI de egresos).
3. El emisor y el receptor estén de acuerdo con la cancelación, cuando es requerido.

Existen 4 motivos de cancelación reconocidos en el sistema del SAT, diseñados para cubrir diferentes escenarios operativos. Sin embargo, entre los contribuyentes algunos pueden generar confusión al momento de elegir cuál es el adecuado para su cancelación.

En XPD queremos ayudarte a comprender en qué consiste cada motivo de cancelación. Revisaremos cada uno y con ayuda de un ejemplo te explicaremos cómo funcionan.

 

Motivo 01: Comprobante emitido con errores por relación

Este motivo se utiliza cuando un CFDI contiene errores en la información, como descripción del producto, RFC del cliente, o montos. Y será necesario emitir un nuevo CFDI corregido que reemplace al anterior.

El nuevo CFDI debe vincularse al primario mediante su “UUID”.

Ejemplo Práctico:

Escenario: Una librería emite una factura por $15,000 MXN para un cliente, pero después descubre que el RFC del cliente está incorrecto.

• Proceso:
  • El contribuyente solicita la cancelación del CFDI con el motivo “01 – Comprobante emitido con errores por relación”.
  • Emite una nueva factura con el RFC correcto y la vincula al comprobante original (el CFDI a cancelar) mediante el nodo de relación “UUID relacionado”.

Al final, la librería corrige oficialmente la factura, evitando problemas contables y fiscales.

Este es uno de los motivos más comunes por los cuales se realiza la cancelación de la factura. Por lo que te recomendamos seguir estos consejos:

• Verifica los datos antes de emitir el CFDI original: Realiza una doble revisión de información como el RFC del cliente, monto total, impuestos y descripción del producto o servicio.
• Conserva el UUID de los CFDI relacionados: En las cancelaciones por relación, liga correctamente el comprobante original al nuevo utilizando el UUID del CFDI en tu sistema contable, evitando errores durante auditorías.

Motivo 02: Comprobante emitido con errores sin relación

Aplica cuando un CFDI contiene errores irreparables, por ejemplo, emisión accidental o duplicidad, y no se necesita emitir un nuevo comprobante sustituto.

Este motivo es útil cuando el CFDI fue generado por error y no representa una operación real.

Ejemplo Práctico:

Escenario: Una empresa de tecnología factura $25,000 MXN por servicios. Poco después, emite accidentalmente una segunda factura duplicada para la misma operación, poniendo en riesgo la comprobación de sus ingresos.

• Proceso:
  • El CFDI duplicado se cancela con el motivo “02 – Comprobante emitido con errores sin relación”.
  • No se emite un nuevo CFDI, dado que la factura válida ya está registrada correctamente.

Con ello, el duplicado es anulado, asegurando que solo exista un registro de la transacción.

Por el riesgo fiscal que implica este tipo de cancelaciones, te dejamos algunas recomendaciones minimizar este tipo de situaciones:

• Capacita a tu personal contable y administrativo: La mayoría de los errores que requieren este motivo surgen por capturas incorrectas. Una capacitación básica en facturación reducirá estos casos.
• Sistema de facturación confiable: En ocasiones, estos errores pueden causarse por problemas de sistemas de facturación que no son confiables o fallas del sistema. Asegúrate de contar con un sistema de facturación en línea con altos estándares de calidad como XPD.
• Evita duplicidades: Implementa controles internos para saber cuáles CFDI ya fueron generados, evitando facturar de nuevo por la misma operación.

Identifica rápidamente errores “sin relación”: Si el CFDI no corresponde a ninguna operación real, cancélalo lo antes posible para minimizar observaciones futuras por parte del SAT.

 

Motivo 03: No se llevó a cabo la operación

Este motivo de cancelación se utiliza cuando la operación registrada nunca se efectuó, ya sea porque se canceló un acuerdo comercial, se anuló un pedido, o simplemente el cliente decidió no realizar la transacción.

Ejemplo Práctico:

Escenario: Una empresa constructora emite una factura por $80,000 MXN para un cliente que inicialmente solicitó servicios. Sin embargo, el proyecto fue cancelado antes de que se ejecutaran los trabajos.

• Proceso:
  • La empresa solicita cancelar la factura con el motivo “03 – No se llevó a cabo la operación”.
  • Como no hubo devolución ni reembolso, no es necesario emitir un CFDI de egresos.
• Resultado: No se refleja la operación, y los registros fiscales permanecen íntegros.

Este motivo de cancelación, trae consigo posibles escenarios difíciles al querer realizar una comprobación, sin embargo, te recomendamos:

• Documentar los acuerdos de cancelación con clientes: Si un proyecto o venta se cancela, cuenta con pruebas como correos, contratos o acuerdos escritos que sustenten el motivo de cancelación.
• Cancelar el CFDI lo antes posible: No esperes al cierre de mes o del ejercicio fiscal. Hacerlo pronto ayuda a mantener cifras correctas en tus reportes.
• Consulta a tu cliente antes de la cancelación: Esto puede evitar malos entendidos y fortalecer la relación comercial. En algunos casos, el cliente debe justificar el motivo por el que canceló la operación.

Motivo 04: Operación nominativa relacionada en una factura global

Este motivo es específico para casos donde las operaciones individuales (nominativas) dentro de una factura global necesitan cancelarse o separarse.

Aplica principalmente en sectores como el comercio minorista o restaurantes, donde las ventas globales pueden ser detalladas posteriormente para clientes específicos.

Ejemplo Práctico:

Escenario: Un restaurante factura en formato global sus ventas diarias. Un cliente solicita una factura nominativa por su consumo.

• Proceso:
  • El restaurante solicita cancelar la porción asociada al cliente dentro de la factura global con el motivo “04 – Operación nominativa relacionada en una factura global”.
  • Emite un CFDI individual al cliente con los detalles específicos de su consumo.

Como resultado, tanto la factura global como la nominativa reflejan correctamente los registros de ingresos.

Para este último motivo de cancelación te podemos compartir las recomendaciones:

• Comunica a tus clientes la política de facturación: Esto evitará que soliciten múltiples ajustes innecesarios una vez generada la factura global.
• Organiza procesos previos al cierre diario: Si sabes que tendrás que emitir facturas nominativas, separa estas operaciones antes de consolidar el global, ahorrando tiempo de ajuste posterior.

 

Cada motivo de cancelación tiene reglas específicas y facilita el ajuste de transacciones fiscales de forma estructurada, reduciendo riesgos y garantizando el cumplimiento ante el SAT.

Si sigues el procedimiento paso a paso y seleccionas el motivo adecuado, la cancelación será rápida y sin complicaciones. Ponlo en práctica y lleva un control eficiente de tus CFDI.

¿Buscas emitir tus CFDI fácil y rápido? Elige los planes de facturación de XPD disponibles para todos los contribuyentes sin importar el giro o tamaño del negocio.