Cancelación de CFDI: Esto es todo lo que debes conocer

Cancelar un CFDI es un proceso por el cual se anula el valor fiscal de la factura. Sin embargo, existen condiciones para hacerlo correctamente.

En México, los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) se han convertido en herramientas fundamentales para garantizar y llevar el registro de las operaciones realizadas entre contribuyentes.

Estos comprobantes no solo permiten documentar ingresos, gastos, y transacciones, sino que también son clave para el correcto cálculo de impuestos como el Impuesto Sobre la Renta (ISR) y el Impuesto al Valor Agregado (IVA).

Cuando un contribuyente detecta errores en la emisión de un CFDI, la operación puede dejar de ser válida o es necesario corregir datos relacionados. Es aquí donde entra en juego el proceso de cancelación de facturas.

Más allá de ser un trámite administrativo, este proceso influye directamente en el correcto registro de ingresos, egresos y en el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Si eres un contribuyente y buscas familiarizarte con la cancelación de CFDI, sigue leyendo este artículo diseñado especialmente para ti.

¿Qué es la cancelación de un CFDI?

La cancelación de un CFDI es un procedimiento fiscal que permite corregir información previamente registrada en las transacciones electrónicas de los contribuyentes.

Cancelar una factura es un proceso por el cual se anula el valor fiscal de la factura. Sin embargo, existen condiciones para hacerlo correctamente y asegurar que no genere un problema.

Este proceso está diseñado para garantizar que los datos reflejados en las operaciones sean precisos, y que no exista un mal registro de ingresos, egresos o impuestos en las declaraciones fiscales.

En México, la cancelación de un CFDI no solo implica una acción administrativa, sino también un cumplimiento riguroso de las disposiciones fiscales emitidas por el SAT.

Por ello, es fundamental que los contribuyentes comprendan los lineamientos y las implicaciones legales de este procedimiento.

 

¿Qué implica cancelar un CFDI?

Cancelar un CFDI, en términos simples, significa desactivarlo de la base de datos del SAT, anulando su validez fiscal y legal. Esto asegura que el comprobante no tenga efectos tributarios en el cálculo de impuestos.

Es así que, la autoridad fiscal autoriza que personas físicas y morales realicen la cancelación de una factura en diferentes situaciones, de las cuales hablaremos más adelante.

La cancelación de una factura tiene varias implicaciones legales, fiscales y administrativas que debes considerar. Aquí te explico los principales puntos:

Implicaciones legales

• Cumplimiento fiscal: Es obligatorio emitir un CFDI de reemplazo relacionado si la operación sigue vigente. No hacerlo podría interpretarse como un incumplimiento de las reglas fiscales.
• Responsabilidad frente al receptor: Si cancelas sin justificarlo adecuadamente, podrías generar conflictos con el cliente o receptor, especialmente si ya se realizó el pago.

Implicaciones fiscales

• Impacto en la contabilidad: La cancelación afecta tanto los ingresos declarados como el IVA trasladado, lo que puede requerir ajustes contables y en la declaración fiscal.
• Multas potenciales: Si cancelas fuera del plazo permitido, el SAT puede imponer multas que van del 5% al 10% del valor del comprobante.
• Auditorías: Las cancelaciones frecuentes o incorrectamente justificadas podrían aumentar la probabilidad de una revisión por parte del SAT.

Implicaciones administrativas

• Reproceso: Cancelar una factura y emitir una nueva requiere tiempo y recursos, especialmente si necesitas recabar datos nuevamente.
• Confianza del cliente: Los errores recurrentes que resulten en cancelaciones pueden perjudicar la relación comercial con tus clientes.

Para minimizar las implicaciones negativas, es crucial:

• Realizar la cancelación dentro de los plazos establecidos por el SAT.
• Emitir correctamente el CFDI relacionado en caso de ser necesario.
• Justificar y documentar las razones de la cancelación.

Razones principales para cancelar un CFDI

Existen diversas circunstancias por las que una factura electrónica puede requerir cancelación:

1. Errores en los datos registrados: Por ejemplo, errores en la clave del receptor, la descripción del producto o servicio, o la suma de los montos.
2. Operaciones no realizadas: Cuando un acuerdo comercial o de prestación de servicios no se llega a concluir.
3. Duplicidad de CFDI: Si se expide más de una factura para la misma operación.
4. Corrección de datos: En casos donde es necesario emitir una nueva factura con información correcta, se requiere cancelar la previa.
5. Devoluciones o reembolsos: Aplica cuando el cliente devuelve un producto o cancela un servicio y corresponde emitir un CFDI de egreso.

Ahora bien, si te encuentras dentro de alguno de estos casos, lo más lógico es pasar a la acción para cancelar tu factura. Sin embargo, no solo se trata de identificar la razón, sino conocer el procedimiento completo.

 

Disposiciones del SAT para cancelar una factura

Las disposiciones fiscales del SAT regulan estrictamente las cancelaciones y garantizan que estas no sean utilizadas indebidamente. En este contexto, destacan las siguientes reglas:

• Aceptación del receptor: La mayoría de las cancelaciones requiere que el receptor del CFDI otorgue su consentimiento. Esto se realiza a través de un mecanismo habilitado por el SAT.
• Plazos claros: Las cancelaciones deben realizarse dentro del mismo ejercicio fiscal, salvo que se justifique y autorice la excepción.
• Registro de la cancelación: Todo CFDI cancelado queda registrado como tal en el sistema del SAT, junto con el motivo señalado por el contribuyente.

Por ello, el SAT estableció el esquema de cancelación de CFDI 4.0, en el cual exige que cada cancelación esté apoyada en una razón válida que ampare la acción.

Esto se controla a través de:

• El registro del motivo de cancelación en el sistema del CFDI.
• La emisión, cuando sea necesario, de un CFDI de egresos que corrija el impacto fiscal de ingresos previamente registrados.

Cancelar sin justificar adecuadamente el motivo puede derivar en revisiones fiscales y, en algunos casos, sanciones por incumplimiento de la normativa vigente.

 

Tipos de cancelaciones de factura

La cancelación de facturas electrónicas no es un procedimiento único, sino que se clasifica en distintos tipos según la naturaleza de la operación, el momento en que se realiza y los requisitos que la justifican.

Entender estas categorías permite a los contribuyentes seleccionar el proceso adecuado y cumplir con las disposiciones fiscales sin contratiempos.

Vamos a revisar los principales tipos de cancelaciones reconocidas por el SAT:

 

Cancelación dentro del mismo ejercicio fiscal

Este es el tipo de cancelación más común y sencillo de realizar. Aplica para aquellos comprobantes emitidos y cancelados durante el mismo año fiscal.

Características principales:

• Plazo: Hasta el último día del ejercicio fiscal correspondiente (31 de diciembre).
• Requisitos: En la mayoría de los casos, se requiere la aceptación del receptor para proceder con la cancelación.
• Ventajas: No se necesitan procesos adicionales, ya que se encuentra dentro de los tiempos establecidos por la normativa.

Uso común: Corrige errores típicos como capturas incorrectas, duplicidad de comprobantes o cancelaciones de operaciones no concluidas.

 

Cancelación fuera del ejercicio fiscal

Cuando la cancelación no se realiza dentro del ejercicio en el que se emitió el CFDI, este proceso está sujeto a reglas específicas que buscan evitar abusos.

Características principales:

• Plazo limitado: Únicamente permitido en casos excepcionales que cumplan con los criterios del SAT.
• Requisitos adicionales:
  • Justificación del motivo de la cancelación.
  • Obtención de autorización previa por parte del SAT.
  • Aceptación del receptor.

Ejemplo práctico: Una factura emitida en diciembre de 2024 que fue cancelada en enero de 2025 debido a un error detectado después del cierre fiscal.

Sustitución de CFDI

Este proceso aplica cuando un comprobante cancelado debe reemplazarse por otro que corrija los errores de la operación original.

Características principales:

• Requisitos:
  • La factura que sustituye debe relacionarse directamente con el CFDI cancelado.
  • Uso del nodo específico en el XML para identificar que es una sustitución.
  • Actualización clara de montos, conceptos o datos del receptor.

Caso habitual: Un error en la clave del receptor o en la descripción del producto/servicio requiere una corrección inmediata mediante la emisión de una nueva factura.

 

Cancelación con CFDI de Egresos

Cuando una operación previamente facturada resulta en una devolución de dinero, descuento o bonificación, se debe emitir un CFDI de egresos que refleje el ajuste en las transacciones fiscales.

Características principales:

• Documento obligatorio: No basta con cancelar la factura original; es indispensable emitir el CFDI de egreso para registrar el ajuste.
• Uso común:
  • Devolución de productos defectuosos.
  • Cancelaciones de servicios ya pagados.
  • Aplicación de descuentos posteriores a la facturación inicial.

Relevancia fiscal: Este tipo de cancelación asegura que los impuestos se ajusten proporcionalmente y se minimicen riesgos fiscales.

 

Cancelación por duplicidad

Cuando se emite de manera inadvertida más de un comprobante para la misma operación, la duplicidad debe ser corregida mediante la cancelación de uno de los CFDI.

Características principales:

• Requisitos:
  • El contribuyente debe identificar la factura que será válida y cancelar las demás.
  • Justificar que no se trata de transacciones distintas.

Implicación fiscal: Asegura que no se reporten ingresos o egresos duplicados, previniendo irregularidades en las declaraciones fiscales.

 

Cancelación sin aceptación del receptor

Existen situaciones específicas en las que no se requiere la aceptación del receptor para proceder con la cancelación del CFDI. Algunas de estas excepciones incluyen:

1. • Facturas menores a $1,000 pesos.
   • CFDI de nómina, egresos, traslado, retenciones e información de pagos.
   • Facturas emitidas a contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) o residentes en el extranjero.
   • CFDI cancelados dentro del día hábil siguiente a su emisión.

 

Cancelaciones específicas según el tipo de contribuyente

• Personas Físicas con Actividad Empresarial o Profesional:
  • Deben confirmar la aceptación explícita del receptor, especialmente en servicios continuos.
• Contribuyentes del Régimen Simplificado de Confianza (RESICO):
  • Las reglas de cancelación son menos flexibles, dada la simplificación del régimen.
• Plataformas Tecnológicas:
  • Proceden cancelaciones únicamente acompañadas de documentos de egreso, asegurando el ajuste correcto en ISR retenido o IVA trasladado.

Es importante entender que los tipos de cancelaciones enlistados aquí, no son lo mismo que los Motivos de cancelación.

Los tipos de cancelación se refiere a situaciones particulares en las que podría requerirse la facturación, mientras que los motivos de cancelación son los códigos o claves reconocidos por el SAT para realizar el proceso y mantener el registro.

 

Plazos para la cancelación de CFDI

La Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) y el Código Fiscal de la Federación (CFF) establecen reglas claras respecto a los plazos en los que los contribuyentes pueden cancelar un CFDI.

Estos plazos son fundamentales para garantizar que las cancelaciones se realicen de manera oportuna, evitando posibles problemas fiscales derivados de errores, duplicidades o transacciones no realizadas.

A continuación, se explican los principales plazos y condiciones para la cancelación de CFDI en 2025:

Cancelación dentro del ejercicio fiscal

• Plazo: Los CFDI pueden ser cancelados únicamente dentro del ejercicio fiscal en el que fueron emitidos. Esto significa que todas las facturas generadas deberán cancelarse a más tardar el 31 de diciembre del mismo año.
• Excepción: Después del cierre del ejercicio, la cancelación solo será válida si cumple con criterios específicos establecidos por el SAT.

Beneficio: Este procedimiento asegura que tanto el emisor como el receptor reflejen los ingresos o egresos correctos en su declaración del mismo ejercicio.

 

Cancelación fuera del ejercicio fiscal

Aunque la norma general establece que las cancelaciones deben realizarse dentro del mismo año fiscal, puede haber casos donde surja la necesidad de cancelar facturas de ejercicios anteriores. Para ello, se deben cumplir los siguientes requisitos:

• Criterios específicos:
  • Justificación válida de la cancelación por parte del contribuyente.
  • Obtención de autorización previa por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
  • Aceptación del receptor del CFDI.
• Motivos aceptados por el SAT:
  • Error detectado en montos, conceptos, o datos del receptor después de emitido el cierre anual.

Operaciones comprobadas como inexistentes o canceladas por causas de fuerza mayor.

 

Plazos para aceptación del receptor

En muchas cancelaciones, la participación del receptor es obligatoria para validar el proceso. Los plazos para que el receptor manifieste su aceptación o rechazo son:

• El receptor tiene hasta 3 días naturales subsecuentes a la solicitud de cancelación para aceptar o rechazar la misma a través de los mecanismos electrónicos habilitados por el SAT.
• Si el receptor no responde dentro de este plazo, se considerará aceptada de manera tácita.

Cancelación con CFDI de egresos

Cuando la cancelación está relacionada con ajustes por devoluciones, descuentos o bonificaciones, y no se encuentra dentro de los plazos generales, la normativa indica que:

• Se debe emitir un CFDI de egresos para ajustar la operación fiscal sin necesidad de cancelar la factura original.
• Este comprobante deberá describir claramente el motivo y estar vinculado al CFDI inicial.

 

Cancelación de CFDI: casos de acuerdo al régimen

• Personas Físicas con Actividad Empresarial: Las cancelaciones deben realizarse en un periodo que no altere el cálculo de impuestos relacionados a pagos provisionales del ejercicio.
• Régimen Simplificado de Confianza (RESICO): Los CFDI deben estar cancelados antes de la presentación de las declaraciones anuales, ya que esto afecta directamente la facilidad fiscal otorgada por este régimen.

Plataformas tecnológicas: En operaciones realizadas a través de plataformas digitales, las reglas para cancelación son más estrictas y los plazos deben ajustarse a los términos previamente definidos en el contrato o acuerdo entre las partes.

 

Cancelación de CFDI y multas

Existen multas y sanciones que pueden aplicarse si realizas una cancelación de un CFDI fuera de los plazos establecidos o si el proceso no se realiza correctamente. Esto está regulado por el Código Fiscal de la Federación (CFF) y por las disposiciones establecidas en la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) vigente.

A continuación revisamos las multas más comunes con relación a la cancelación de CFDI:

 

Multas por cancelar un CFDI fuera de tiempo

El SAT establece que los CFDI deben cancelarse dentro del ejercicio fiscal en el que fueron emitidos (es decir, a más tardar el 31 de diciembre del mismo año de emisión), salvo excepciones muy justificadas. No cumplir con este plazo puede resultar en:

Multas Aplicables:

• Multa que oscila entre $400 y $600 MXN por cada CFDI que se intente cancelar fuera del plazo permitido, según lo estipulado en el Art. 84 del CFF.
• Adicionalmente, si el contribuyente solicita la cancelación y no lo sustenta con un motivo válido, el SAT puede generar observaciones que podrían derivar en auditorías más completas.

Consecuencia adicional:

Cancelar fuera de tiempo genera inconsistencias fiscales entre los ingresos reportados y lo realmente reconocido en la declaración anual, lo que podría atraer revisiones del SAT.

Cómo evitar esta multa:

• Asegúrate de cancelar los CFDI incorrectos inmediatamente después de identificar el error.
• Implementa herramientas de gestión fiscal que te alerten sobre facturas pendientes de corrección antes del cierre del ejercicio fiscal.

Multas por cancelar mal una factura (sin cumplir requisitos)

El SAT supervisa que las cancelaciones cumplan con todos los requisitos establecidos, como obtener la aceptación del receptor (cuando sea obligatorio) o emitir CFDI complementarios en caso de ajustes fiscales, como los CFDI de egresos.

Multas Aplicables:

• Según el Artículo 83 del CFF, cuando un contribuyente no cumple con los requisitos de cancelación de CFDI, se considera como una falta en sus obligaciones fiscales y se pueden imponer multas entre $1,400 y $17,370 MXN.
• Si el error deriva en inconsistencia fiscal evidente, el SAT podría también imponer multas por las diferencias en el ISR o IVA no reportados correctamente.

Cómo evitar esta multa:

• Revisa cuidadosamente si la cancelación requiere la aceptación del receptor y garantiza que este procedimiento se complemente antes de continuar.
• Asegúrate de justificar correctamente todas las solicitudes de cancelación y que cumplan con los motivos permitidos por el SAT.

Multas por un uso recurrente indebido de cancelaciones

El SAT está en constante vigilancia del uso de las cancelaciones de CFDI para evitar irregularidades fiscales. Un patrón de cancelación excesiva o sin respaldo adecuado podría ser considerado como acto de evasión fiscal o fraude.

Sanciones aplicables:

• En casos graves, el SAT podría ejercer facultades de comprobación y auditorías fiscales para investigar la intención detrás de cancelaciones recurrentes.
• Si estas revisiones derivan en evasión, las multas podrían alcanzar hasta el 75% del monto del impuesto omitido.

Cómo evitar este problema:

• Implementa un control interno para evitar generar CFDI innecesarios que luego deban cancelarse. La prevención es la mejor solución.
• Asegúrate de tener documentación que respalde cada motivo de cancelación (como correos, acuerdos comerciales, devolución de productos, etc.).

Recomendaciones para la Cancelación de facturas

La cancelación de facturas está sujeta a una serie de requisitos establecidos por el SAT. Estos requisitos aseguran que las cancelaciones se realicen de manera adecuada, transparente y conforme a los procedimientos legales aplicables.

A continuación, te damos algunas recomendaciones para llevar a cabo la cancelación de CFDI en 2025 de manera efectiva:

 

Identifica los motivos de cancelación:

Es obligatorio registrar un motivo de cancelación al realizar el proceso. Los principales códigos reconocidos por el SAT incluyen los siguientes:

1. 01 – Comprobante emitido con errores por relación: Cuando el CFDI tiene un error en la descripción, clave del receptor, o contenido general que requiere emitir una factura nueva como sustitución.
2. 02 – Comprobante emitido con errores sin relación: Cuando el CFDI tiene errores y no será sustituido por otro.
3. 03 – No se llevó a cabo la operación: Cuando la transacción no fue efectuada.
4. 04 – Operación nominativa relacionada en una factura global: Cuando el CFDI se relaciona con una factura global que incluye otras operaciones.

El motivo seleccionado debe alinearse fielmente con las circunstancias que justifican la cancelación.

 

Documentación necesaria:

Toda cancelación debe estar respaldada por documentación que demuestre su validez. Estos documentos dependerán del motivo de la cancelación:

• Errores en la emisión: Evidencia del error detectado que respalde la emisión de un CFDI de sustitución (por ejemplo, correos o contratos corregidos).
• Operaciones no realizadas: Documentos que soporten la falta de realización de la operación (acuerdos de cancelación entre las partes involucradas, devoluciones, etc.).
• CFDI de egresos: Cuando la cancelación implica ajustes financieros en la operación, es necesario emitir un CFDI de egresos que detalle la devolución, descuento o bonificación realizada.

 

Cancelaciones en transacciones internacionales:

En caso de operaciones de exportación o venta internacional, los requisitos son más específicos:

• Deberá incluirse evidencia de comunicación con el cliente extranjero respecto a la cancelación (por ejemplo: correos o contratos anulados).

Emitir el CFDI correspondiente con los ajustes necesarios en caso de reembolsos.

 

La cancelación de facturas electrónicas es una práctica que requiere cuidado, conocimiento y cumplimiento de las disposiciones legales. Al dominar el proceso, no solo ajustas correctamente tus operaciones fiscales, sino que también evitas problemas con el SAT.

Conoce tus plazos, los motivos de cancelación y obligaciones para estar siempre un paso adelante.