Errores en el CFDI 4.0 que pueden Costar Caro: Perspectiva Legal

Exploremos cuáles son los errores más comunes al facturar y las consecuencias legales que podrían traer a las empresas.

En el día a día de la operación, entre juntas, estrategias de venta y gestión de talento, simplemente, hacerse cargo de la operación del negocio, es fácil relegar la facturación a un simple trámite administrativo.

Sin embargo, les aseguro que esa percepción es un grave riesgo para las personas físicas y morales, ya que tiene más trascendencia en el ámbito contable y fiscal de lo que se puede imaginar.

Me he encontrado con muchos clientes o conocidos que dejan esa labor de emisión de CFDI´S a personas que no están capacitadas para hacerlo y las consecuencias han sido más graves que una simple cancelación o sustitución de CFDI´S.

Un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) no es un simple recibo. El Servicio de Administración Tributaria, lo nombra también factura electrónica y, en su página de internet, la define como un “documento electrónico que integra los datos de un comprobante fiscal, con elementos de seguridad basados en estándares mundialmente reconocidos, que registra operaciones comerciales y de pago”.

Es un acto jurídico con consecuencias legales plenas, una declaración unilateral ante el SAT que, si se hace de forma incorrecta, puede abrir la puerta a diversas contingencias fiscales.

Es por eso por lo que me pareció importante mencionar los errores más comunes que se ven litigios y auditorías, y cómo pueden traducirse en no deducibilidad, multas, y hasta en poner en duda la existencia misma de sus operaciones, con el objeto de prevenir a nuestros lectores de estos problemas de gran trascendencia.

 

 

Propósito fiscal del CFDI

De una forma práctica, podemos que decir que un CFDI, para quien lo emite, es la confesión expresa de haber obtenido un ingreso, lo que detona la obligación de acumularlo y pagar los impuestos correspondientes (ISR, IVA, etcétera).

Y para quien lo recibe, es el documento fundacional (pero no único) que le otorga el derecho a una deducción o al acreditamiento de impuestos. Sin un CFDI válido, ese derecho simplemente no nace.

Entender esto es crucial. Cada vez que su sistema emite una factura, su empresa está realizando una declaración vinculante ante la autoridad.

Un error no es un simple fallo administrativo; es una declaración fiscal imprecisa que, en el mejor de los casos, requerirá corrección y, en el peor, servirá como prueba en su contra durante una revisión.

No perdamos de vista que la Autoridad alimenta sus bases de datos con la información que nosotros como contribuyentes le proporcionamos, a través de diversas fuentes, una de ellas, precisamente los Comprobantes Fiscales Digitales.

Información que la Autoridad no sólo almacena en sus bases de datos, sino que compara, revisa y coteja a través de sistemas tecnológicos complejos, incluso, el uso de la Inteligencia Artificial.

Por lo que, si nosotros le damos información errónea, estos errores van a ser detectados por el SAT con facilidad.

 

Errores comunes en el CFDI y sus consecuencias Legales

Aquí les presento algunos de los errores más comunes que he encontrado en la práctica profesional:

 

Descripción Genérica o Ambigua del Servicio o Producto

Error: Utilizar descripciones como “Servicios de consultoría”, “Honorarios profesionales” o “Venta de mercancía” sin ningún detalle adicional.

Consecuencia legal: Este es un foco rojo directo para el SAT en temas de materialidad. La materialidad es la capacidad de una empresa para demostrar que una operación facturada realmente ocurrió.

Una descripción genérica no prueba nada. La autoridad puede (y lo hará) cuestionar: ¿Qué consultoría? ¿Quién la dio? ¿Cuáles fueron los entregables? ¿Cómo se vincula con la actividad de la empresa?

Este error abre la puerta a que el SAT determine la inexistencia de la operación, con la consecuencia de rechazar la deducción para su cliente y, en casos graves, presumir una simulación de actos, lo que nos lleva a terrenos mucho más peligrosos del artículo 69-B del CFF.

 

Uso del CFDI Incorrecto o Incongruente con la Operación

Error:  Se factura una venta de activo fijo y se le asigna el Uso del CFDI como “G03 – Gastos en general”, en lugar de “I04 – Equipo de cómputo y accesorios”. O se emite una factura a un cliente persona física con el uso “G01 – Adquisición de mercancías” cuando claramente es un servicio profesional.

Consecuencia Legal: Aunque parece un error menor, la autoridad lo interpreta como una inconsistencia en la lógica fiscal del contribuyente.

Para el receptor, un uso incorrecto puede ser motivo suficiente para que la autoridad, en una revisión, rechace la deducción argumentando que el comprobante no ampara el tipo de gasto que se pretende deducir conforme a la naturaleza de su actividad económica.

Es darle al fiscalizador un argumento sencillo y contundente para afectar la base gravable de su cliente.

 

Incorrecta Identificación del Campo “Objeto de Impuesto”

Error: El campo “ObjetoImp” es una de las adiciones clave del CFDI 4.0. Clasificar erróneamente una operación que sí es objeto de impuesto (clave “02”) como una que no lo es (clave “01”), o viceversa, especialmente en operaciones con estímulos fiscales o exenciones.

Consecuencia Legal: Un error aquí impacta directamente en el cálculo de los impuestos trasladados y retenidos. Si usted marca una operación gravada como “No objeto de impuesto”, está omitiendo el traslado del IVA.

Se corre el riesgo de perder una parte del IVA acreditable; además de esto, se abre la posibilidad a que el SAT detecte esta situación y nos envíe una carta de invitación para aclarar diferencias en el acreditamiento IVA.

 

Omisión o Error en la Relación de CFDI (Sustitución, Notas de Crédito, etc.)

Error: Cancelar una factura y emitir una nueva sin relacionarla con el folio fiscal del CFDI cancelado (tipo de relación “04 – Sustitución de los CFDI previos”). O emitir una nota de crédito sin vincularla a la factura original que le dio origen.

Consecuencia Legal: La falta de relación de CFDI crea un caos en la contabilidad fiscal.

En el caso de una sustitución, la autoridad puede interpretar que existen dos ingresos (el de la factura cancelada incorrectamente y el de la nueva), llevando a una posible duplicidad de la acumulación en sus registros.

Para las notas de crédito, si no están debidamente relacionadas, el SAT puede considerarlas improcedentes para disminuir los ingresos acumulables, argumentando que no hay certeza sobre qué operación están descontando, bonificando o devolviendo.

 

Creer que el CFDI por sí solo Acredita la Materialidad de la Operación

 Error: Este es un error conceptual, quizás el más peligroso de todos. Consiste en asumir que la existencia de un CFDI timbrado y pagado es prueba suficiente de que la transacción se llevó a cabo.

Se descuida la creación y resguardo de un expediente de soporte para la operación (contratos, correos electrónicos, entregables, bitácoras, reportes, fotografías, etc.).

Consecuencia Legal: En una auditoría, para la autoridad fiscal la simple emisión del CFDI es insuficiente para acreditar la materialidad de la operación, aún y cuando esté amparado con un contrato.

Si sólo se cuenta con esta documentación, el SAT concluirá que no existen elementos para probar la materialidad o la “razón de negocios”.

Esto resultará en el rechazo de la deducción y el acreditamiento, y la determinación de un crédito fiscal.

En esencia, para la autoridad, una operación que no se puede probar, es una operación que nunca existió para efectos fiscales.

 

Omisión de Datos Específicos Exigidos por Otras Leyes

Error: Enfocarse únicamente en los requisitos del artículo 29-A del CFF e ignorar que otras leyes, como la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), establecen requisitos adicionales para la deducibilidad de ciertos gastos.

Un ejemplo muy común es aquel establecido en la Ley del Impuesto Sobre la Renta, la cual exige que, para la deducción de pagos por arrendamiento de inmuebles, el CFDI contenga el número de cuenta predial del inmueble de que se trate.

Consecuencia Legal: Aunque usted emita un CFDI de arrendamiento que cumpla con todos los requisitos del CFF y sea timbrado exitosamente, si omite el número de predial, dicho comprobante no será un gasto deducible para su arrendatario.

El CFDI es técnicamente válido, pero fiscalmente ineficaz para su cliente. Lo mismo aplica para otros requisitos específicos como los que se exigen en donativos o para ciertos estímulos fiscales.

 

Recomendaciones Legales para Blindar tu Facturación

A continuación, les compartiré algunas recomendaciones para disminuir el riesgo de cometer estos errores.

 

Validación de datos con clientes nuevos

Antes de emitir una factura a un cliente nuevo, o periódicamente para los existentes, solicite y valide su Constancia de Situación Fiscal para conocer los datos que tienen dados de alta ante el Registro Federal de Contribuyentes.

 

Estandariza descripciones de servicios y productos

Es importante verificar que la descripción del servicio o producto en el CFDI está alineada con la información contenida en el contrato e, incluso, me permito ir más allá, alineada con la cotización y toda la documentación con la que se pretenda acreditar la materialidad de las operaciones.

Trabajar con su equipo comercial, operativo, legal, fiscal y contable para estandarizar descripciones de servicios y productos que sean específicas, claras y que no dejen lugar a interpretación.

 

Validación de Proveedores

Así como debe ser cuidadoso al facturar, también debe serlo con quienes le facturan.

Valide que sus proveedores no se encuentren en las “listas negras” del SAT (Art. 69-B del CFF). El realizar revisiones periódicas mantendrá seguras sus operaciones y prevenir riesgos por culpa de terceros.

Existen plataformas en línea como Protector Fiscal que pueden automatizar esta validación, protegiéndolo de contingencias graves.

La prevención va más allá de sus propias facturas.

 

Capacita al Área de Facturación

El personal que emite las facturas no es un capturista de datos; es la primera línea de defensa fiscal de la empresa.

Invierta en su capacitación sobre las implicaciones legales de cada campo del CFDI y cómo enmendar errores o correcciones de acuerdo a los lineamientos estipulados por la Autoridad.

 

El panorama legal, fiscal y judicial de México exige una vigilancia constante de sus operaciones y de que estas cumplan con los requisitos mínimos necesarios establecidos en Ley para tener los elementos necesarios para una debida defensa de sus derechos como contribuyente.

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