Cómo emitir un CFDI de Nómina 4.0 y su Complemento 1.2

Aprende cómo generar tu CFDI de Nómina en 2025. Revisa paso a paso cómo llenar y corregir tu CFDI con el complemento de Nómina 1.2 fácilmente.

Emitir el CFDI de Nómina de forma correcta no tiene por qué ser un proceso complicado.

Esta guía práctica te llevará, paso a paso, por el llenado detallado del CFDI 4.0 de Tipo Nómina y del Complemento de Nómina 1.2, ofreciéndote recomendaciones clave, un repaso conciso de la normativa y el procedimiento de cancelación o sustitución.

Al finalizar, tendrás la claridad necesaria para capturar cada dato crucial en tu comprobante de nómina, evitando rechazos y asegurando el cumplimiento conforme a la Guía de llenado del SAT y al Anexo 20 vigente.

 

Recomendaciones antes de emitir tu recibo de nómina

Antes de iniciar el proceso de emisión, es fundamental que tengas clara cierta información y realices algunas validaciones previas.

Esto te permitirá agilizar la facturación y timbrado de tu nómina y evitar errores comunes.

Primero, verifica la identidad de tu colaborador en el SAT, asegurándote de que su RFC, Nombre o razón social, y Código Postal del domicilio fiscal sean exactos.

Luego, existen algunos parámetros base de tu comprobante de nómina: el Uso de CFDI, que para nómina es la clave CN01, el Régimen Fiscal del receptor, generalmente 605 para sueldos y salarios e ingresos asimilados), el Tipo De Comprobante (N = Nómina).

Finalmente, ten a la mano los catálogos vigentes para el Complemento de Nómina, que incluye las claves que utilizarás en TipoPercepcion, TipoDeduccion, TipoOtroPago y los relacionados con la nómina, para asegurar la correcta clasificación de cada concepto.

Además, recuerda que en el complemento de nómina no se permiten importes negativos y que los totales del concepto deben siempre “amarrar” con los totales del complemento, tal como lo indica la Guía de llenado y el Anexo 20 del SAT.

Los campos condicionales se informan únicamente cuando el supuesto aplique, evitando “rellenar por rellenar”, así que asegúrate que harás en cada campo.

Ahora vamos con el paso a paso para llenar tu CFDI de Nómina correctamente en 2025.

 

Partes del CFDI de Nómina: la integración que debes comprender

Para entender cómo se emite un CFDI de Nómina correctamente, es fundamental que comprendas que este comprobante digital se compone de dos capas principales que trabajan en perfecta armonía. No puedes entender una sin la otra, y su emisión siempre debe ser conjunta.

Por un lado, tenemos el CFDI 4.0 de Tipo “Nómina (N)”, que actúa como el comprobante base. Piensa en él como el esqueleto fiscal del documento.

Su propósito principal es identificar de manera oficial a tu empresa como emisor y a tu colaborador como receptor, así como establecer los parámetros fiscales generales del timbrado.

Por otro lado, se integra el Complemento de Nómina 1.2, que constituye el detalle del pago. Esta es la parte donde la información específica del sueldo y sus componentes cobra vida. Su propósito es desglosar la realidad económica de cada pago: las percepciones recibidas por el trabajador, las deducciones aplicadas y, si las hubiera, otras cantidades pagadas.

Ahora, voy a explicarte cómo llenar cada parte del CFDI a detalle.

 

Cómo llenar el CFDI 4.0 de Tipo Nómina

Esta primera parte de tu CFDI de Nómina es crucial, ya que establece la base legal y fiscal del documento.

Como ya lo mencioné, aquí identificas a tu empresa como emisor y a tu colaborador como receptor, defines los parámetros generales del timbrado y das el encuadre fiscal al pago.

Los datos que más influyen en la validez y que suelen generar rechazos son la identificación precisa del receptor (su RFC, nombre y código postal fiscal exactos), y los parámetros fiscales del comprobante y del receptor (como el RégimenFiscalReceptor y el UsoCFDI).

También es vital que el concepto de nómina, con su clave de producto/servicio y unidad, cuadre perfectamente con los totales del complemento.

A continuación, los Campos Clave para llenar el CFDI de Nómina:

 

De acuerdo a la Guía de llenado del SAT, la validez fiscal está en el XML, es vital que lo conserves.

Por ello, siempre verifica la coherencia entre el RFC de tu colaborador y su Régimen Fiscal (que para asalariados suele ser 605) y el Uso de CFDI (CN01).

 

Cómo llenar el Complemento de Nómina 1.2

La segunda parte es la “capa corazón” de tu comprobante de nómina, donde la realidad laboral y contable de cada pago cobra vida. Aquí detallarás las percepciones, deducciones y otros pagos, que a su vez se conectan y cuadran con los totales del concepto en el CFDI base.

De acuerdo a la Guía de llenado del Complemento de Nómina 1.2 deberás capturar la información en un orden lógico, empezando por el encabezado general con datos cruciales como el Tipo de Nomina, la Fecha del Pago, las fechas de periodo y el Número de Días Pagados.

Los datos del emisor y receptor se informan solo si aplican, y luego pasas al cuerpo económico con las Percepciones, Deducciones y Otros Pagos.

Es vital que no incluyas importes negativos y que los totales del complemento cuadren a la perfección con el concepto del CFDI.

Además, ten en cuenta que nodos como Incapacidades u Horas Extra solo se activan si una clave específica en Percepciones o Deducciones lo requiere.

Muchos de estos campos requieren que coloques la clave asignada por el SAT, por lo que te es necesario que consultes nuestro Catálogo para el Complemento de Nómina Actualizado.

Ahora, revisemos los Campos Clave del Complemento de Nómina:

 

Para evitar errores en su llenado, recuerda que las fechas se registran en formato ISO (AAAA-MM-DD). Considera que los totales del CFDI (en el concepto) deben cuadrar perfectamente con la suma de los totales del complemento.

Esto significa que tu Valor Unitario e Importe deben ser igual a la suma de Total Percepciones más Total Otros Pagos, y tu Descuento debe ser igual a Total Deducciones.

 

Tipos de Nómina y periodicidad

Al emitir tu recibo de pago de nómina, uno de los primeros datos que debes definir es el tipo de Nómina, ya que esto impacta directamente en cómo registras la periodicidad de pago.

Existen 2 tipos de nómina: Ordinaria (O) y Extraordanario (E).

La clasificación depende de la operación (el pago) que se realice, deberás elegir el correspondiente.

 

Nómina Ordinaria

Este tipo de Nómina considera el sueldo base y prestaciones que percibe el trabajador.

Te permite clasificar el pago como Ordinario (O), si corresponde a periodos de pago regulares (diario, semanal, quincenal, mensual).

Por ejemplo, realizas el pago de la Nómina Ordinaria que contempla el salario quincenal del trabajador, incluyendo algún bono de puntualidad.

 

Nómina Extraordinaria

El tipo de Nómina Extraordinaria (E) se genera para cubrir pagos únicos o no habituales, como el aguinaldo, pagos por liquidación o aquellos derivados de laudos judiciales.

A su vez, puede tener implicaciones fiscales diferentes a la nómina ordinaria, ya que, se tratan de pagos adicionales.

Por ejemplo, es cuando un trabajador recibirá el pago de Aguinaldo, un pago que se realiza una sola vez al año, es necesario emitir un comprobante de Nómina Extraordinaria.

 

Periodicidad

La elección del Tipo Nómina influye directamente en el campo Periodicidad del Pago. Si es una nómina ordinaria, debes usar la periodicidad real con base al Catálogo c_PeriodicidadPago, por ejemplo, 01 para Diario, 04 para Quincenal.

Sin embargo, si se trata de una nómina extraordinaria, debes seleccionar la clave 99 (Otra periodicidad).

Es crucial que conectes siempre el Tipo de Nómina y la Periodicidad Pago con el hecho económico que estás documentando.

 

Situaciones comunes y su registro en el CFDI de Nómina

La vida laboral está llena de particularidades, y tu CFDI de Nómina debe reflejarlas con precisión.

Y por eso, revisaremos cómo abordar algunos de los casos especiales más comunes, destacando los campos clave que debes considerar:

• Subsidio para el empleo: Cuando entregas subsidio para el empleo, debes registrar el monto efectivamente pagado en la sección de OtrosPagos del complemento, utilizando la clave correspondiente (por ejemplo, la clave 002).
  Para los ajustes de fin de mes, si aplican, deberás utilizar las claves específicas en Deducciones (como la 071 o 107) o en OtrosPagos (como la 007 o 008) y, muy importante, sin usar valores negativos.
• Viáticos: Si tu empresa entrega viáticos, debes reportar la entrega en OtrosPagos (usando la clave 003).
  Dependiendo de si estos viáticos son comprobados o no, y si cumplen con los requisitos de deducibilidad, se pueden reflejar como percepciones (gravadas o exentas) y llevar su ajuste correlativo en Deducciones (por ejemplo, la clave 081).
• Incapacidades: Cuando una persona trabajadora se incapacita, su tratamiento en el comprobante de nómina también tiene particularidades.
  Si corresponde una deducción por incapacidad, se utiliza la clave 006 en Deducciones.
  Si hay una percepción por subsidio por incapacidad, se usa la clave 014 en Percepciones, lo cual activa el nodo Incapacidades, donde detallarás los días, el tipo de incapacidad y el importe monetario, si aplica.

Para estos casos, es importante validar y verificar las Claves del Catálogo de Otro tipos de Pago.

Cancelación y sustitución del CFDI de Nómina

Cancelar y corregir un comprobante de nómina emitido con errores es un proceso específico que debes seguir al pie de la letra para mantener la validez fiscal.

Y el proceso correcto para cancelar un CFDI de Nómina es el siguiente.

1. Emite un nuevo CFDI de Nómina con la información correcta (el sustituto)
2. Relaciona el CFDI sustituto, con el CFDI de Nómina que se cancelará.
3. Cancela el CFDI de Nómina que contiene el error.

No se trata simplemente de borrar un CFDI, sino de un flujo de sustitución y cancelación. Veamos el proceso más a detalle.

Primero, emite el CFDI correcto, asegurándote de que todos los datos estén perfectos.

Luego, en este nuevo comprobante, debes relacionar el CFDI anterior con el error utilizando el TipoRelación 04 (Sustitución de CFDI previos) e indicar el UUID (folio fiscal) del CFDI que estás corrigiendo.

Una vez que hayas emitido el CFDI sustituto, procede a solicitar la cancelación del CFDI erróneo, con el motivo de cancelación adecuado, al ser una sustitución se deberá colocar el Motivo 01 en este caso.

Al hacerlo, el sistema te pedirá que cites el folio del comprobante sustituto. Y entonces habrás concluido el proceso.

Es importante saber que, dependiendo del caso, el sistema validará si se requiere la aceptación del receptor para llevar a cabo la cancelación.

 

Validaciones finales antes de timbrar tu Nómina

Antes de dar por finalizado el proceso de emisión de tu CFDI de Nómina, un último repaso te ayudará a garantizar que todo esté en orden:

• Asegúrate de que el RFC, el nombre y el código postal fiscal de tu colaborador estén validados contra los registros del SAT.
• Confirma que el UsoCFDI sea CN01 y que el Régimen Fiscal del receptor sea congruente con su situación (por ejemplo, 605 para asalariados).
• Verifica que las fechas y los días pagados sean consistentes y estén en el formato ISO (AAAA-MM-DD) en el complemento.
• Revisa que los totales cuadren: el concepto del CFDI debe ser exactamente igual a la suma de las percepciones y otros pagos, y el descuento debe coincidir con las deducciones, recordando siempre que no se permiten importes negativos.
• Mantén tus catálogos actualizados y utiliza las claves correctas para percepciones, deducciones y otros pagos, según corresponda.
• Asegúrate de que el cálculo de ISR y subsidio se haya realizado por la periodicidad real del pago.
• Finalmente, si hubo algún error, recuerda emitir un CFDI de sustitución (TipoRelación 04) y cancelar el erróneo; nunca intentes “arreglarlo” con importes negativos.

Si pasas esta revisión exprés de tus comprobantes de nómina, podrás timbrar tu nómina sin complicaciones, con la certeza de que todo está bien.

 

Con toda esta información, tienes una ruta clara y verificable para emitir tu CFDI de Nómina correctamente. Y si quieres optimizar el proceso de generación de tu Nómina, factura y timbra tus CFDI de Nómina con Expide Tu Factura.

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