CFDI de Nómina: ¿Qué es y para qué sirve? [Guía Definitiva]

Domina el CFDI de Nómina en 2025. Desde su significado, hasta fundamentos, datos clave, plazos para emitirlo y resolver dudas frecuentes.

La gestión de nómina es un pilar fundamental en cualquier empresa, no solo para cumplir con las obligaciones laborales, sino también para asegurar el adecuado cumplimiento fiscal.

Así que, quien se encargue de emitir este tipo de CFDI debe dominarlo y comprender todo lo que lo engloba.

En este artículo, exploraremos a fondo el CFDI de Nómina, para qué sirve, su relevancia y el proceso para emitirlo correctamente en 2025.

Te proporcionaré información esencial y consejos prácticos, basados en la normativa vigente del SAT, para que puedas gestionar este proceso fácil y rápido.

 

 

¿Qué es el CFDI de Nómina y por qué es importante?

El CFDI de Nómina es una factura electrónica a la cual se incorpora un Complemento de Nómina (versión 1.2) que detalla todas las percepciones, deducciones y otros pagos que tu empresa realiza a tus colaboradores.

En esencia, es la versión electrónica del tradicional recibo de sueldo.

A este tipo de CFDI se le conoce de diversas maneras: puede que lo conozcas como “comprobante de nómina”, “factura de nómina, “recibo de pago de nómina” o simplemente “recibo de nómina”.

Sin importar el término, el CFDI de Nómina sirve para documentar fiscalmente los pagos de sueldos y salarios o asimilados.

Su importancia radica en su doble función:

• Función Fiscal: Sirve para acreditar los ingresos de tus empleados, las retenciones de impuestos realizadas y, a su vez, respalda la deducibilidad de la nómina para tu empresa.
• Función Operativa: Estandariza la información de los pagos, facilitando los procesos contables y la conciliación con las autoridades.

 

Fundamento del CFDI de Nómina (versión vigente)

La obligación de timbrar y entregar un comprobante del recibo de pago de nómina se sustenta en diversas disposiciones legales:

En primer lugar, la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), específicamente en su Artículo 99, fracción III, establece la obligación para quienes realizan pagos por sueldos y salarios de expedir y entregar los comprobantes fiscales a sus colaboradores en la fecha en que se realiza la erogación (es decir, en el momento del pago).

Por su parte, de acuerdo con el Artículo 29 del Código Fiscal de la Federación (CFF), se establece la obligación de expedir comprobantes digitales, cumpliendo con las especificaciones técnicas que el SAT determine.

Complementando, el Artículo 29-A del CFF define los requisitos mínimos que todo CFDI debe contener, tales como la identificación del emisor y receptor, el lugar y fecha de expedición, el uso fiscal y la correcta aplicación de catálogos.

Finalmente, la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF 2025) en la regla 2.7.1.8 establece que el SAT publicará los complementos, como el de nómina, y que su uso es obligatorio para quienes les aplique, siempre conforme a las guías de llenado oficiales que la autoridad fiscal emita.

Actualmente, la versión vigente en 2025 es el CFDI 4.0 con el Complemento de Nómina 1.2.

 

¿Cuándo es necesario emitir un CFDI de Nómina?

La clave para determinar cuándo emitir un comprobante de nómina es sencilla: siempre que exista un pago (erogación) por concepto de sueldos, salarios o ingresos asimilados.

La LISR 99, fracción III, es muy clara al vincular la expedición y entrega del comprobante a la fecha en que realizas el pago. Esto aplica tanto para:

• Nómina Ordinaria: Pagos periódicos como diarios, semanales, catorcenales, quincenales o mensuales.
• Nómina Extraordinaria: Pagos por conceptos no habituales, como el aguinaldo, pagos por separación o aquellos derivados de laudos. En estos casos, el CFDI de nómina correspondiente debe timbrarse en el mes en que se efectúe el pago.

Por el contrario, si no realizas ningún pago (por ejemplo, cuando un empleado se encuentra en una situación de incapacidad sin goce de sueldo), no existirá la obligación de emitir un CFDI de nómina porque, simplemente, no hay nada que documentar. Ya profundizaré en esto más adelante.

Para ilustrarlo mejor, revisemos siguientes ejemplos:

Caso 1 — Nómina quincenal ordinaria

• • Tu empresa deposita la quincena de tus colaboradores el 15 de septiembre de 2025 a las 12:00 h.
  • Qué procede: Debes emitir y entregar el CFDI de nómina con fecha 15 de septiembre de 2025, que coincide con la misma fecha del pago.

Esto con base en la LISR 99, fracción III, el comprobante se expide y entrega en la fecha del pago; además, el CFF 29 y 29-A regulan la emisión y requisitos de este documento fiscal.

La RMF 2025 2.7.5.1 permite facilidades para certificar y poner a tu disposición el CFDI tras el pago, pero la fecha del CFDI siempre se ancla a la del pago efectivo.

 

Caso 2 — Cuando NO se emite (no hay erogación)

• • Durante la segunda quincena de septiembre, una persona trabajadora de tu empresa se encuentra con incapacidad sin goce de sueldo, y por lo tanto, tu empresa no realiza depósito alguno de salario.
  • Qué procede: No se expide CFDI de nómina porque no hubo pago, es decir, no existe una erogación que documentar.

Y conforme a la LISR 99, fracción III, la obligación de expedir y entregar el CFDI nace con el pago; y al no existir, no es necesario emitirlo

 

Información clave del CFDI de Nómina

El CFDI de nómina es un documento estructurado en dos capas que trabajan en conjunto para registrar toda la información de forma detallada y fiscalmente correcta.

Capa del Comprobante (CFDI 4.0): Esta es la base de tu CFDI y contiene datos generales del emisor y receptor:

• • Debes indicar el Tipo de comprobante “N” (Nómina).
  • Moneda “MXN”.
  • Método de pago “PUE” (Pago en Una Sola Exhibición).
  • Exportación “01” (No aplica).
  • ObjetoImp “01”(No objeto de impuesto), según lo establecido en la Guía de llenado del CFDI 4.0 del SAT.

Respecto al Receptor (tu colaborador), el CFDI 4.0 exige que los datos sean consistentes con su Registro Federal de Contribuyentes (RFC):

1. • Su RFC.
   • Nombre del colaborador.
   • Código Postal del domicilio fiscal.
   • Régimen fiscal que le corresponda para asalariados, generalmente es la clave “605” de Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados.
   • Uso de CFDI debe ser “CN01” – Nómina.
   • En la sección de “Concepto” del CFDI, se utiliza un estándar para nómina: ClaveProdServ 84111505, ClaveUnidad ACT y una descripción como “Pago de nómina”.

Es crucial que los importes de este concepto cuadren con los totales desglosados en el complemento. Todo esto, por supuesto, basado en las especificaciones técnicas del Anexo 20.

Capa del Complemento Nómina 1.2: Este complemento se anexa al CFDI 4.0 para añadir el nivel de detalle requerido por la autoridad:

• • Incluye información específica como el Tipo de nómina(Ordinaria o Extraordinaria), las Fechas del pago y del periodo que ampara (inicial y final), así como el Número de días pagados.
  • Aquí se desglosan las percepciones(ingresos gravados y exentos), las deducciones (incluyendo el ISR retenido) y otros pagos (como el subsidio al empleo efectivamente entregado o los viáticos).
  • También encontrarás campos condicionales que debes capturar solo si aplican, como el registro patronal, el número de seguridad social (NSS), la periodicidad de pago, los datos bancarios (banco y cuenta), el riesgo de puesto, el salario base de cotización, el salario diario integrado o la información de subcontratación.
  • Estos se llenarán de acuerdo a los Catálogos del Complemento de Nómina vigentes del SAT.

Una de las ventajas de emitir tus comprobantes de Nómina con XPD es que mantenemos un control riguroso en las actualizaciones del CFDI y su complemento acorde a la normativa vigente para que las empresas cumplan sus obligaciones fiscales sin contratiempo.

 

¿Es obligatorio emitir el CFDI de Nómina?

Como patrón, tu empresa tiene la obligación de expedir y entregar este comprobante de nómina a cada persona trabajadora a quien le realices un pago. Por lo que la respuesta corta sería: Sí, es completamente obligatorio.

El Artículo 99, fracción III, de la LISR, reitera que esta expedición y entrega deben ocurrir en la misma fecha de la erogación.

En cuanto a la forma de entrega, la RMF 2025, regla 2.7.5.2, indica que la entrega preferente es el archivo XML del CFDI, el cual se reflejará en el portal del SAT para que el trabajador realice su consulta.

Sin embargo, si por alguna imposibilidad operativa no puedes entregar el XML directamente, puedes optar por entregar una representación impresa del comprobante, siempre que esta cumpla con los datos mínimos requeridos.

La representación impresa solo presume la existencia del comprobante; la verdadera validez fiscal y legal recae siempre en el archivo XML timbrado por el SAT.

 

Plazo para emitir el CFDI de Nómina

La regla de oro es clara: debes timbrar tu recibo de pago de nómina en la misma fecha en que realizas el pago (la erogación). Esto se fundamenta en el Artículo 99, fracción III, de la LISR.

Sin embargo, la RMF 2025 ofrece ciertas facilidades operativas, detalladas en su regla 2.7.5.1:

Ventanas de días hábiles

Dependiendo del número de trabajadores, la RMF permite un plazo de algunos días hábiles posteriores al pago para timbrar los CFDI de nómina y ponerlos a disposición.

Los plazos estipulados son los siguientes:

A pesar de estos plazos, la fecha de expedición y entrega que debe constar en el comprobante se mantiene como la fecha del pago efectivo.

 

Opción de CFDI mensual

Tienes la posibilidad de emitir un solo CFDI de nómina al mes, el cual incorpore un complemento por cada pago que hayas realizado durante ese periodo.

Si eliges esta modalidad, es imprescindible que el cálculo y la retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR) se realicen por cada pago conforme a su periodicidad real (diaria, semanal, etc.).

Es importante que consideres que emitir este comprobante fuera de tiempo puede generar inconsistencias contables, afectar la deducibilidad de la nómina para tu empresa y provocar fricciones en las conciliaciones anuales con la autoridad.

Por lo tanto, establecer un calendario interno de corte y timbrado es una buena práctica.

 

Checklist rápido para emitir sin errores

Para asegurar que tu CFDI de Nómina cumpla con todas las exigencias y evites rechazos, te presento un checklist de puntos clave que debes revisar meticulosamente:

• Valida la identidad del trabajador: Antes de timbrar, utiliza la herramienta del SAT para verificar el RFC de tu colaborador. Confirma también su código postal fiscal y su nombre completo, ya que cualquier inconsistencia puede generar rechazos.
• Parámetros fiscales correctos: Utiliza el UsoCFDI “CN01 – Nómina”, el régimen del receptor debe ser congruente (generalmente 605 para asalariados), el Tipo de comprobante “N”, ObjetoImp “01” y Moneda “MXN”.
• Periodo y fechas consistentes: Verifica que la fecha de pago, la fecha inicial y final del periodo de nómina, y el número de días pagados sean coherentes entre sí y con la realidad.
• Actualiza tus catálogos: Asegúrate de que los catálogos del SAT (como el de percepciones, deducciones o tipos de nómina) estén siempre actualizados en tu sistema. Evita el uso de claves genéricas a menos que el supuesto específico lo permita.
• Cuadra los totales: Verifica meticulosamente que las sumas de percepciones, deducciones y otros pagos en el complemento coincidan con los campos correspondientes en el concepto del CFDI, sin importes negativos. Una de las razones más comunes de rechazo son estas inconsistencias, según lo resalta la Guía de llenado del SAT.
• Manejo adecuado de subsidio y viáticos: Si tu empresa maneja subsidio para el empleo o viáticos, asegúrate de registrarlos correctamente en las secciones de “Otros pagos” y “Deducciones” del complemento, utilizando las claves pertinentes y, como ya mencionamos, nunca utilices importes negativos en el complemento.
• Proceso de corrección: Si detectas un error, no intentes corregirlo “parchando” el CFDI. Emite un nuevo CFDI de Nómina con relación de sustitución (indicando el UUID del comprobante a corregir) y después gestiona la cancelación del comprobante erróneo, siempre siguiendo el procedimiento establecido en la RMF para estos casos.

Para mantener la operación de tu nómina fluida y evitar problemas con la autoridad fiscal, te recomiendo adoptar estas prácticas. Te ahorrarán horas de estrés y retrabajos.

 

CFDI de Nómina y Recibo de Nómina ¿Son lo mismo?

Aunque en el lenguaje coloquial se utilicen indistintamente, no son exactamente lo mismo. El CFDI de Nómina es el archivo XML, el documento electrónico con validez fiscal que ha sido timbrado por el SAT.

Por otro lado, el “recibo de nómina” es la representación impresa o digital de ese CFDI. Es decir, el recibo que imprimes o descargas en PDF es solo una representación visual del CFDI válido.

La verdadera validez fiscal siempre recae en el XML.

Puedes obtener o consultar esta representación desde tu sistema de nómina o, en su caso, desde el portal del SAT.

Es una herramienta práctica para tu control interno y para entregar a tus colaboradores, pero siempre recuerda que el respaldo legal es el archivo XML.

 

Preguntas frecuentes (FAQ) del CFDI de Nómina

Para consolidar la información y resolver dudas comunes, aquí te presento un compendio de preguntas frecuentes, con base en consultas recurrentes al SAT y la normativa aplicable:

• ¿Qué versión debo usar para emitir nómina en 2025?
  Debes utilizar el CFDI 4.0 con el Complemento de Nómina versión 1.2. De acuerdo con la RMF 2025 (regla 2.7.1.8), los complementos que publica el SAT son obligatorios para quienes les aplique y su llenado debe apegarse a las guías vigentes.

Así que, sin importar el sistema que utilices, valida que este cuente con las versiones vigentes.

• ¿Puedo emitir CFDI de nómina si no hubo pago (por ejemplo, incapacidad sin goce)?
  No. La obligación de expedir y entregar el comprobante de nómina nace con la erogación, es decir, con el pago efectivo del sueldo. Con base en la LISR 99, fracción III, si no hay pago, no hay comprobante que emitir.
• ¿Qué método y uso de CFDI corresponden en nómina?
  Deberás usar el Método de Pago PUE (Pago en Una Sola Exhibición) y el UsoCFDI “CN01 – Nómina”. Además, el tipo de comprobante es “N” (Nómina), la clave de Exportación es “01” (No aplica) y el Objeto de Impuesto es “01” (No objeto de impuesto).

Esto se define en el CFF 29-A y las reglas técnicas del Anexo 20.

• ¿Cómo y cuándo debo entregar el CFDI de Nómina al trabajador? ¿Sirve imprimirlo?
  Tienes la obligación de entregar o poner a disposición el archivo XML del CFDI de nómina a tu colaborador en la fecha de pago.

Si no te es posible entregar el XML directamente, la RMF 2025 (regla 2.7.5.2) permite entregar una representación impresa con los datos mínimos requeridos.

Sin embargo, recuerda que la representación impresa solo presume la existencia del CFDI; la validez fiscal recae en el XML.

• ¿Cuántos días tengo para emitir el CFDI de nómina? ¿Puedo emitir uno mensual con varios pagos?
  La fecha ideal es timbrar en la fecha del pago, conforme a la LISR 99, fracción III. No obstante, la RMF 2025 (regla 2.7.5.1) ofrece flexibilidad. Permite ventanas de días hábiles posteriores al pago para certificar y poner a disposición el comprobante de nómina. Puedes encontrar la tabla más arriba.E incluso la opción de emitir un solo CFDI mensual que integre un complemento por cada pago del mes. En este último caso, el ISR se debe calcular y retener por cada pago según su periodicidad real.

• ¿Cómo corrijo errores en nómina? ¿Se permiten importes negativos?
  No se permiten importes negativos en el complemento de nómina, de acuerdo con la Guía de llenado del SAT. Para corregir errores, debes emitir un nuevo CFDI de nómina con la relación de “sustitución” al comprobante original, y posteriormente gestionar la cancelación del CFDI erróneo, siguiendo el procedimiento que la RMF establece para cancelaciones.
• ¿Cómo registro el subsidio para el empleo y sus ajustes al cierre de mes?
  Tanto el subsidio efectivamente entregado como sus ajustes al cierre de mes (cuando sea necesario) se reflejan utilizando las claves específicas en las secciones de “Otros pagos” y “Deducciones” del complemento de nómina.Es crucial que no se utilicen importes negativos y que el cálculo del ISR se realice conforme a la periodicidad real del pago. La Guía de llenado del SAT y la RMF 2025 (regla 2.7.1.8), junto con los Artículos 96 y 97 de la LISR (para cálculo y ajuste anual del ISR), brindan la base para esto.
• ¿Cómo reporto viáticos (entregados, comprobados y no comprobados) en el CFDI de nómina?
  Los viáticos se registran en la sección de “Otros pagos” del complemento, utilizando las claves adecuadas. Dependiendo de si fueron comprobados o no, y si cumplen con los requisitos de deducibilidad, también se pueden reflejar como percepciones (gravadas/exentas) y sus deducciones correlativas.La RMF 2025 (regla 2.7.5.3), en conjunto con los Artículos 28 y 93 de la LISR y el Artículo 152 del Reglamento de la LISR, permite que la entrega oportuna del CFDI de nómina cumpla con la obligación de la constancia anual de viáticos cuando se cumplen las condiciones.

 

Conclusión

Emitir el CFDI de Nómina de manera correcta y oportuna es más que una obligación fiscal; es una estrategia para la eficiencia de tu empresa.

Al comprender y aplicar las directrices del CFDI 4.0 y su Complemento Nómina 1.2, respaldados en la normativa vigente, aseguras la deducibilidad de tu nómina, evitas rechazos y simplificas los procesos de cierre y auditoría.

Para transformar la complejidad de este proceso en un proceso simple, rápido y 100% compatible con la normativa vigente, descubre cómo emitir y timbrar tus CFDI de Nómina con XPD.

Simplifica tu nómina y asegura tu cumplimiento fiscal hoy mismo.