Cómo elegir el mejor sistema de facturación para tu negocio: GUÍA

Elegir un sistema de facturación electrónica es vital para la operación de tu negocio. Revisa esta guía práctica para tomar la mejor decisión.

¿Por qué necesito un sistema de facturación electrónica?

Comenzar un negocio significa que diste un gran paso en el mundo del emprendimiento, en el que buscas abrirte camino y encontrar un espacio en el mercado para ofertar tus productos o servicios.

El iniciar tu negocio también significa adquirir una serie de responsabilidades que aseguren que tus operaciones cumplan con los lineamientos y términos que estipula la ley.

Lo cual se traduce a tener que cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes, entre las que se encuentra emitir CFDI de tus operaciones de forma obligatoria.

Es en este panorama en el que tener las mejores herramientas para tener el control administrativo en tu empresa, será muy importante. Entre las que se encuentra, tener un buen sistema de facturación electrónica.

Elegir el sistema de facturación electrónica correcto te permitirá emitir los comprobantes fiscales de tus ventas o al momento en el que un cliente te solicite alguna de manera segura y sin contratiempos. Facilitando tus pendientes administrativos.

Además, cumplirás con las normas vigentes de la autoridad fiscal y tus obligaciones fiscales, haciendo que tu establecimiento se vuelva un lugar serio que brinda confianza a sus clientes y con potencial de crecimiento.

Por eso, elegir la plataforma adecuada a tus necesidades se vuelve una tarea importante que no debes tomar a la ligera.

¿Qué debe contener un sistema de facturación para saber si es bueno?

Un sistema de facturación electrónica puede contar con diferentes funciones y herramientas disponibles para los usuarios. Por lo que es difícil definir puntos específicos que puedan determinar lo necesario para saber si es la plataforma correcta.

Sin embargo, existen algunas funciones básicas que todo sistema de facturación debe tener:

• Capacidad de generación, edición y envío de CFDI
• Medidas de seguridad y protección de la información fiscal
• Conexión con el portal del SAT
• Cumplir con la normativa vigente del SAT
• Diversidad de planes y paquetes de CFDI

Estas son las generales que podrías encontrar entre los diferentes sistemas que existen en el mercado. Sin embargo, no todo lo que brilla es oro.

Es importante que más allá de guiarte con reglas genéricas, es necesario que analices tus opciones basados en lo que necesitas.

Pero antes de comenzar… es importante que consideres analizar algunos detalles importantes de tu negocio.

Prepárate para buscar un sistema de facturación en línea

Cuando estás buscando un sistema de facturación, es sencillo considerar el precio o las recomendaciones de las personas. Sin embargo, los contribuyentes olvidan algo muy importante: detectar las necesidades de su negocio.

Realizar un análisis de tu negocio antes de iniciar la búsqueda de sistemas de facturación te permitirá tener una visión más clara de lo que ofrecen las plataformas y cómo podrían beneficiar a tu empresa.

Concéntrate en identificar cuestiones básicas como el tipo de facturas que debes emitir, si existen complementos de CFDI que requieres. Todo basado en la actividad a la que te dediques en tu negocio.

Existen muchas variables que puedes revisar, pero antes, es pertinente que consideres las siguientes cuestiones.

Examina la estructura de tu negocio

Una buena guía para saber qué sistema de facturación elegir es evaluar cómo está dado de alta tu negocio ante el SAT.

Tu régimen fiscal podría darte nociones de la cantidad de CFDI´s que podrías emitir y el tipo de facturas que necesitarás, como también las obligaciones fiscales que conlleva ese régimen.

No es lo mismo una persona física registrada en el régimen de servicios profesionales quien quizás sólo emita facturas a fin de mes o semanalmente, a una sociedad mercantil que se dedica al traslado de mercancías con varias operaciones por día y que además requiere complementos de facturas.

También debes tomar en cuenta cómo funciona tu empresa cuando se trata de cuestiones administrativas y contables.

Una buena pregunta que puedes hacer es: ¿Quién realizará las facturas? ¿Tiene conocimientos en facturación?

Esto te dará claridad sobre las características que deberá tener el portal de facturación que elijas.

Si será la primera vez que emitas facturas, elegir un sistema que sea fácil de utilizar, con una plataforma intuitiva y que además cuente con buena atención a clientes que te apoye, podrá ser la diferencia entre facturar fácil y rápido o sufrir horas de estrés y frustración.

Considera la situación actual de tu negocio

Sin importar el tipo de negocio que tengas, identificar cómo se encuentra actualmente te podrá dar nociones de las características del sistema que requieres.

Si es un negocio reciente o que está por aperturar, significa que no sabes todavía el volumen de facturación que podrías alcanzar a mediano plazo.

Al principio puedes tener pocos clientes y de pronto ser la sensación del momento, por lo que necesitas un sistema que cuente con diferentes planes de facturación que puedan crecer junto a tu negocio. O en su caso, contratar un plan de pocos CFDI’s para familiarizarte con la plataforma, mientras analizas cuántas facturas emitirás en promedio.

Mientras que, si ya tienes un negocio consolidado, es posible que des prioridad a los costos y versatilidad del sistema, así como los servicios que incluye, además de otros factores como la estabilidad de la plataforma, las herramientas y funciones que ofrece, etcétera.

Ten en cuenta el tamaño de tu empresa

Dependiendo del tamaño de tu empresa o negocio, será proporcional el nivel de control administrativo y efectividad que necesitarás, así como los tipos de CFDI que deberás emitir.

Si tienes un emprendimiento en el que te autoempleas o trabajas de manera independiente, probablemente con mantener un control de tus facturas a fin de mes será más que suficiente.

Un sistema de facturación en línea que cuente con paquetes de facturación de pocos CFDI pueda cubrir tus necesidades a un buen precio. Por lo que un negocio pequeño puede elegir un sistema de facturación basado en el número de facturas que podría emitir por mes o de manera anual.

Además, si no tienes mucha experiencia emitiendo facturas electrónicas, optar por un sistema de facturación fácil e intuitivo podrá ayudar a familiarizarte con los datos de llenado y la información que lleva.

Ahora bien, si eres una empresa mediana o grande, tus requerimientos y necesidades pueden ser más grandes. Es probable que por tu nivel de operación tengas un departamento de contabilidad que se encargue de la generación de tus facturas.

Contar con una plataforma de facturación estable, que además sea rápida, segura y que te permita emitir un gran volumen de CFDI’s sin presentar fallas para mantener un flujo de trabajo adecuado de manera interna, así como con tus clientes y proveedores se vuelve una prioridad.

Necesitarás un sistema de facturación seguro que complemente tu ritmo de operaciones incluso en temporadas altas o en cierre de mes, volviéndose un aliado para tu negocio.

Ahora que ya examinaste las necesidades de tu negocio, es momento de comenzar a buscar opciones. Pasemos a revisar los puntos clave que debes considerar para tomar la decisión correcta.

Puntos clave para elegir un sistema de facturación

Si estás en busca del mejor sistema de facturación electrónica para tu negocio, te recomendamos considerar analizar diversas características.

Hemos creado una guía práctica con la cuál podrás evaluar fácilmente diversos sistemas que estés considerando contratar. Para que puedas analizar los pros y contras de cada portal de facturación  y ayudarte a escoger el correcto para ti.

Te compartimos los puntos claves para elegir el mejor sistema de facturación para tu negocio.

Al final, te adjuntamos un complemento extra a manera de resumen que te ayudará a entender mejor las preguntas que debes tomar en cuenta para evaluar cada punto.

¿Sistema de facturación en línea o software descargable?

El primer punto que puedes considerar para elegir un sistema de facturación es decidir entre un sistema de facturación en línea o un sistema que requiera ser descargado e instalado en alguna PC.

En ambos tipos de sistemas de facturación existen ventajas y desventajas, que pueden ser desde el precio e interfaz, hasta las funciones.

Una de las ventajas que existen de elegir un software de facturación es la capacidad de trabajo offline que pudieras tener para generar tus archivos, sin embargo, en algún momento tu plataforma necesitará conectarse a internet para poder enviar los CFDI’s al proceso de timbrado y conexión al portal del SAT.

Además, un software de facturación que necesite ser instalado en una PC limita tu capacidad de emitir un CFDI en cualquier parte, ya que necesitas estar en el dispositivo asignado con el programa para trabajar.

Sin mencionar los detalles técnicos y mantenimiento que deberá tener el equipo de cómputo para poder funcionar de forma adecuada.

Además, corres el riesgo de tener una menor capacidad de actualización de funciones o que cobren extra por ellas.

Por otro lado, optar por un sistema de facturación en línea como XPD, te permitirá generar facturas desde cualquier dispositivo con acceso a internet, gracias a que puedes ingresar a tu cuenta con tu usuario y contraseña asignado.

Todo gracias a que las plataformas en línea tienen herramientas disponibles en la nube para generar un CFDI de manera segura, y consultar tu información en cualquier momento. Enviando los comprobantes fiscales digitales constantemente al portal del SAT de forma automática.

Además, un portal de facturación en línea puede recibir actualizaciones constantes sin instalaciones complejas u ocupar espacio en la memoria de los dispositivos que uses para trabajar.

Examina los planes de facturación y vigencias

Cuando buscas el mejor sistema de facturación que se adapte a tu negocio, es lógico considerar dos puntos: los planes ofertados y el costo. Sin embargo, no te quedes sólo con una mirada superficial.

Revisar qué incluye cada plan o paquete de facturación te permitirá analizar todas las herramientas y funciones que podrías tener disponibles para trabajar.

Algunas plataformas de facturación pueden separar algunas funciones y características como tipos de CFDI o complementos de facturas, que debes adquirir por un costo extra.

Por ejemplo, hay casos que el plan que hayas contratado te permite emitir facturas generales, pero no puedes emitir CFDI de Nómina ya que es un servicio diferente, lo que podría afectar el presupuesto que tenías contemplado.

Asimismo, considera la vigencia de los folios, basados en la periodicidad en que emitirás un CFDI. Con ello podrás evaluar si te conviene contratar un plan mensual, anual o algún otro periodo de tiempo.

En XPD nos hemos enfocado a diseñar planes y paquetes de facturas adaptados a todo tipo de giros y contribuyentes. Además, estamos a favor de ofrecer el mejor servicio para facturar fácil y rápido.

Por lo que todos nuestros planes incluyen todos los tipos de CFDI y complementos de factura listos para que puedas utilizarlos.

Revisa que el sistema se adapte al crecimiento de tu negocio

Más allá de comparar el precio de los planes de facturación, revisa que existan planes que puedan ser escalables acorde al crecimiento de tu negocio.

Si tus operaciones comerciales crecen, es importante saber si el sistema de facturación que elijas pueda adaptarse y cambiar acorde a tu nuevo volumen de facturación sin sacrificar la facilidad administrativa o incrementar costos de forma excesiva.

¿Recuerdas lo de tomar en cuenta tu actividad comercial? Esto influye al momento de evaluar costos a futuro al contratar un portal de facturación y las consecuentes renovaciones del plan o paquete.

Si en algún momento consideras contratar personal, deberás emitir CFDI de nómina para realizar el pago de su salario.

Si tienes un negocio con varias sucursales, es probable que requieras trasladar tus productos de una sede a otra, esto implica que además de un CFDI de tipo Traslado, podrías necesitar contar con el complemento Carta Porte.

Algunas preguntas que podrían ayudarte a identificar estos puntos durante tu exploración pueden ser:

• ¿El sistema que planeas contratar tiene todas las funciones que podría requerir a mediano plazo?
• ¿Hay algún plazo forzoso o multa por cancelar el servicio?
• ¿Existe un pago adicional por cambiar de plan de facturación?
• En caso de requerir ciertas funciones ¿El sistema cuenta con ellas?
• El sistema de facturación ¿Me ofrece más funciones o herramientas que ayuden a mi negocio?

En XPD tenemos el Plan Micro que está diseñado para emprendedores y negocios que busquen un plan anual, pero que no se requieren tantas facturas al año.

O si lo que buscas es mantener un control mensual de los CFDI en tu negocio, el Plan Básico podrá ser tu mejor opción que va desde los 100 y hasta 1000 CFDI con vigencias mensuales, anuales o semestrales.

Y para aquellas empresas establecidas que requieran emitir sus facturas para sus clientes y realizar sus CFDI’s de Nómina con un mismo plan, se encuentra el Plan Premier que incluye paquetes de los 500 CFDI anuales, hasta 5000 folios.

Todos los planes incluyen funciones especiales como la Alerta de CSD, crear Sucursales para facturar e identificar la procedencia de las facturas que emitas en tus sedes, o crear un Grupo de Usuarios para utilizar el sistema.

Actualización del sistema de acuerdo a la Legislación

Un punto principal a considerar al elegir un servicio de facturación electrónica es con base en las actualizaciones que recibe la plataforma.

Un punto importante a revisar es asegurarse que los formatos de los archivos emitidos con el sistema, como es el caso de la factura electrónica o CFDI 4.0, cumplan con las disposiciones fiscales del Anexo 20.

Y que si surgiera algún cambio en la legislación, en algún Catálogo del SAT o se modificará la versión de algún complemento de factura, se tenga la actualización en el sistema acorde a los tiempos establecidos por el SAT, cumpliendo con las normas de estructura de los comprobantes fiscales.

Verifica también qué implican las actualizaciones del sistema, puedes acercarte al área de Atención a clientes de la plataforma de tu interés y preguntar lo siguiente:

• Las actualizaciones del sistema ¿Son constantes? – Esto te dará nociones del mantenimiento técnico que existe en la plataforma y saber qué tan probable es que pueda fallar o presentar errores.
• ¿Cómo se realiza la actualización? – Con esto sabrás si podría interferir con los horarios laborales en que utilizas el sistema.
• ¿Genera un costo extra recibir actualizaciones? – Hay algunas plataformas de facturación que cobran por actualizar algún tipo de factura o para habilitar la nueva versión de algún complemento.

Teniendo esto claro, podrás evitarte tragos amargos y estrés cuando se presente alguna situación con el sistema de facturación que escojas.

En Expide Tu Factura procuramos realizar actualizaciones constantemente para brindar la mejor experiencia durante el uso de nuestra plataforma en línea, en horarios en los que no afectemos a nuestros usuarios. Y lo más importante, todas nuestras actualizaciones al contratar tu plan.

Una plataforma amigable para el usuario

A nadie le gusta contratar algún sistema en el que necesites leer un manual gigante o recibir antes un curso intensivo para poder empezar a trabajar.

Y cuando se trata de facturación electrónica, lo que buscas es un sistema que sea fácil de utilizar, en el que puedas entender a dónde dirigirte para poder emitir tu primer CFDI sin complicaciones.

Una forma muy práctica de saber qué tan amigable es un sistema de facturación para el usuario es investigando si existen tutoriales que enseñen cómo se utiliza dicha plataforma.

Ahí podrás echar un vistazo a la plataforma, cómo se presenta las funciones, ver cómo se presenta la información y lo más importante, averiguar qué tan fácil es hacer una factura electrónica con el sistema.

Si a simple vista puedes comprender cómo funciona la plataforma, sin duda podrás utilizarla para trabajar, reduciendo la curva de aprendizaje y aprovechando al máximo el sistema.

Por si te lo estabas preguntando, aquí te dejamos un ejemplo de cómo se ve nuestro sistema de facturación al emitir un CFDI 4.0 (Spolier: es muy fácil y rápido).

Con ello podrás evaluar, basado en tus conocimientos previos y destreza al trabajar, si el sistema de facturación que tienes en mente es una buena opción para ti o para quien se encargará de realizar las facturas.

Si aún tuvieras dudas o consideras que necesitarás ayuda mientras te familiarizas con el sistema, hay un punto más que debes evaluar entonces: la Atención a Clientes.

Atención a Clientes y Soporte Técnico

Nadie olvida una primera impresión, y cuando se trata de servicios puede ser el parteaguas para saber si es confiable. No esperas que traten mal o que debas programar y esperar muchas horas, o días, para recibir ayuda.

Por lo que, la atención a clientes y soporte técnico es uno de los rubros más destacados al evaluar un portal de facturación.

Es relevante que investigues la calidad de Atención a Clientes y Soporte Técnico que puede ofrecer el servicio de facturación que estés considerando.

En la práctica, es común que surjan dudas o necesites ayuda durante la curva de aprendizaje mientras conoces una nueva plataforma de facturación. Más que un tutoriales o manuales, necesitas asesoría personalizada.

Los puntos que debes considerar para analizar la calidad de Atención a clientes y Soporte técnico pueden ser:

• Medios de contacto para solicitar ayuda.
• Horarios de atención a clientes.
• Rapidez de atención a las solicitudes.
• Trato durante las asesorías (incluso si son para saber más del servicio antes de contratar).
• Cuando surjan dudas con la plataforma o alguna función ¿Las Asesorías tienen algún costo?

La mejor prueba que puedes hacer para averiguar cómo es la Atención a Cliente es solicitando información sobre la contratación de un paquete de facturas que te interese o solicitar una cotización.

Puedes realizarlo desde su sitio web a través de formularios y tomar el tiempo que demora la respuesta a tu petición, la claridad de la información que te comparte y la manera en que lo hacen.

O si lo prefieres, comunicarte a través de llamada telefónica, chat o correo electrónico y evaluar puntos similares.

Ahora bien, si quieres reforzar tu investigación del nivel de atención y satisfacción del sistema, puedes completar el panorama a través de las opiniones y reseñas de usuarios.

Opiniones y reseñas de usuarios

Leer las opiniones y reseñas de los clientes es una gran manera de tener un acercamiento a la experiencia de los usuarios utilizando el sistema de facturación que te interese.

Cuando buscas opiniones podrás identificar los mejores atributos y funciones con las que cuenta la plataforma, así como los puntos débiles del mismo.

También, es importante que revises las reseñas y comentarios más recientes, así conocerás la situación actual de los usuarios trabajando con el portal.

Una forma que puedes consultar opiniones y reseñas es a través de Google. Entra al buscador y escribe el nombre del sistema para facturar que te interesa y mira si tiene calificaciones de los usuarios.

Te invitamos a ver lo que dice la gente de nuestro sistema de Facturación, entra a consultar las opiniones y que la gente te cuente lo que significa ser parte de la Comunidad XPD.

Al momento que estés leyendo las reseñas del servicio, puedes tener en cuenta estos puntos para sacar el máximo provecho:

• ¿Hace cuánto fue la última calificación o reseña que recibió el sistema?
• De los últimos 3 meses ¿Hay más opiniones positivas o negativas?
• El portal de facturación ¿Responde a los comentarios y reseñas?
• ¿Qué calificación general tiene el sistema?
• ¿Qué es lo que más destaca la gente del servicio?
• ¿Qué es lo que no le gusta a la gente del servicio?

Siguiendo estas líneas, no solo leerás las opiniones de clientes y usuarios del sistema de facturación, sino que podrás aprovechar al máximo sus reseñas para identificar si el servicio es el indicado para tu negocio.

Revisa si el sistema de facturación es un PAC

Esta recomendación está enfocada a personas que ya tengas más experiencia en el mundo de la facturación electrónica y busquen economizar su presupuesto sin sacrificar la seguridad al emitir CFDI’s.

Consultar si el sistema de facturación es un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) puede brindar mayor seguridad y estabilidad en la plataforma.

En pocas palabras, un PAC es una empresa externa que tiene la autorización del SAT para generar y procesar CFDI´s con validez fiscal.

Elegir un sistema de facturación que es un PAC vigente, permite emitir y timbrar los CFDI’s sin utilizar un servicio externo. Al contar con el servicio de timbrado propio, reduce los costes de facturación, por lo que pueden ofrecer mejores precios.

Por lo que, si eliges un sistema de facturación con una autorización de ser un PAC, como Expide Tu Factura, tendrás la tranquilidad de que tu CFDI será autenticado y validado ante el SAT, mientras ahorras. Además, deben estar en constante actualización para cumplir con los lineamientos de la autoridad, pues es necesario para mantener su estatus como PAC autorizado.

Así que, elegir un sistema de facturación de este tipo, puede ser una gran alternativa para cumplir con la emisión de comprobantes fiscales.

Integración con otros sistemas

Cuando las operaciones en tu negocio crecen, es normal que necesites herramientas que faciliten ciertas tareas para ahorrar tiempo y ser más eficientes.

Considerar contratar un sistema de facturación que tenga un ecosistema de conexión a otras herramientas te podría permitir añadir nuevas herramientas o sistemas que mejoren y automaticen tareas relacionadas a cuestiones administrativas y contables.

Al emitir un gran volumen de facturas, mantener el registro y generación de pólizas contables se empieza a volver una tarea que consume mucho tiempo.

Por ello, existen sistemas de facturación que pueden establecer una conexión con algún sistema de contabilidad en línea que te permite agilizar esta labor o incluso mantener la categorización de tus CFDI por cuentas.

Si estás pensando a futuro en tu negocio y consideras que este escenario puede presentarse, investigar la capacidad de integración de tu sistema de facturación a otras herramientas administrativas o contables.

Actualmente, Expide Tu Factura puede integrarse al sistema de contabilidad electrónica CIO que permite automatizar el registro contable de los CFDI’s que emitas desde el portal y la generación de pólizas contables, entre otras funciones que podrás a ayudar a agilizar tu contabilidad electrónica.

Y así concluimos nuestra guía básica para elegir el mejor sistema de facturación para tu negocio. Si crees que esta guía puede ayudar a alguien, compártela y ayudemos a que más contribuyentes comiencen con el pie derecho en el mundo de la facturación electrónica.

Gracias por leer hasta aquí.