Addenda ¿Qué es y cuál es su función al facturar?

Conoce qué es una Addenda, su función en la facturación 4.0, la relación con el SAT y cómo integrarla al CFDI.

Cuando se habla de facturación electrónica en México, las addendas tienen un papel destacado para facilitar procesos administrativos entre empresas, principalmente en sectores que manejan grandes volúmenes de operaciones.

Si te has preguntado qué es una addenda, para qué sirve o cómo se agrega a un CFDI, en este artículo resolverás tus dudas y comprenderás la importancia comercial de este archivo.

¿Qué es una Addenda en la facturación electrónica?

La addenda es un componente adicional dentro del CFDI que sirve para añadir información adicional no fiscal que puede ser solicitada por quienes reciben la factura, tus clientes, para fines administrativos.

La addenda es un apartado opcional en el archivo XML de la factura electrónica y es necesario subrayar que:

• La addenda no está regulada por el SAT, por lo que no es un requisito fiscal.
• El incluir o no una addenda no afecta la validez fiscal del CFDI
• La solicitud de una addenda es un acuerdo voluntario comercial y administrativo entre emisor y receptor.
• Su finalidad es facilitar procesos internos como el rastrero de facturas o automatización de pagos en ciertas empresas.

En resumen, la addenda es un apartado adicional y opcional, cuyo contenido depende del cliente que solicita la factura, pero no de las disposiciones del SAT.

 

¿Para qué sirve una Addenda y quiénes la solicitan?

La principal función de una addenda es automatizar y mejorar procesos administrativos para el receptor de la factura.

Por ellos, la solicitud de añadir una addenda al CFDI es frecuente en sectores con gran cantidad de operaciones como es el caso del sector retail, manufacturero, industrial, y automotriz.

Propósitos principales:

• Facilitar la organización interna del receptor con información adaptada a sus necesidades.
• Automatizar el procesamiento de facturas, especialmente en sistemas robustos de gestión empresarial.
• Asegurar el cumplimiento de políticas internas de grandes empresas.

Agilizar el proceso de pago, ya que algunos clientes solo procesan facturas que cumplen con sus requisitos de Addenda.

¿Quiénes usan Addendas en México?

Como ya hemos mencionado, empresas grandes y cadenas comerciales suelen solicitar addendas para facilitar el control interno, categorizar facturas en sistemas como SAP u Oracle, y agilizar los pagos a proveedores, etcétera.

Por mencionar algunos, te traemos estos ejemplos comunes de acuerdo al sector:

• Sector Retail: Empresas como, Gamesa, Soriana y Chedraui.
• Sector Automotriz: Marcas globales como Audi y Volkswagen.
• Sector Industrial: Pemex, Grupo Bimbo y Coca-Cola FEMSA.

Estas son algunas empresas que comúnmente solicitan addendas, y puedes encontrarlas disponibles dentro del catálogo de Addendas de XPD.

 

Breve ejemplo práctico

Ahora, imagina que eres proveedor de Coca-Cola FEMSA; esta empresa podría solicitar que además del CFDI, incorpores una Addenda con detalles como: número de lote, sucursal receptora y código de pedido.

Si tu CFDI no trae adjunta esa información, probablemente no será aceptado y podría poner en riesgo tu relación comercial con esas empresas.

 

Cómo agregar una addenda al CFDI

Si estás pensando en cómo agregar una addenda a tu CFDI, el primer punto y el más importante es contar con un sistema de facturación que tenga esta función, o en su caso, puedas habilitarla en cuanto la requieras.

La addenda se integra como un nodo adicional en el archivo XML de la factura, sin interferir con los datos fiscales.

Sin embargo, la configuración y definición de los datos que contendrá la addenda dependerán de lo que el receptor requiera.

 

Pasos básicos para Agregar una Addenda

1. Revisa tu sistema de Facturación: Confirma si el sistema de facturación en línea que estés utilizando puede incluir addendas. En el caso de XPD, contamos con el servicio de Integración de Addenda para todos nuestros clientes.
2. Debes solicitar al cliente sus necesidades específicas: Pregunta qué información requiere que agregues al CFDI por medio de la addenda.
3. Solicita el esquema XSD del cliente: Este es un archivo técnico que define cómo debe estructurarse la Addenda.
   Con ello, podemos revisar los requerimientos técnicos de la addenda para brindarte una cotización y realizar las configuraciones necesarias para que puedas llenar tu addenda dentro del sistema.
4. Realiza pruebas: Una vez que todo está claro, el proceso de integración contempla verificar que los sistemas del cliente acepten la Addenda correctamente dentro de un ambiente de pruebas.

Si te preocupa la implementación técnica, Expide Tu Factura ofrece un servicio especializado en Integración de Addendas que simplifica todo el proceso. Consulta más información sobre esta solución aquí.

Información que puedes agregar con una Addenda

La información que contendrá la addenda depende de las especificaciones solicitadas por el receptor.  Los elementos añadidos en el archivo XML pueden ser diversos, algunos ejemplos podrías ser:

• La sucursal en que se realizado la transacción.
• Número de serie del producto.
• Números de cuenta o la clave de rastreo SPEI.

Considera que no existen datos específicos o estandarizados para la addenda, sin embargo, cada empresa que solicite una, tendrá un esquema en el que establecen la estructura y los datos que deberá contener.

No tomes a la ligera afianzarte de un sistema de facturación con experiencia en la integración de Addendas.

¿Es obligatoria la Addenda con el SAT? Aspectos legales y fiscales.

La Addenda NO es un requisito fiscal establecido por el SAT. Este archivo añadido al XLM de tu CFDI es completamente opcional y depende totalmente de acuerdos comerciales.

Sin embargo, no integrarla correctamente podría complicar la relación con los clientes que la exigen, ya que puede dificultar la aceptación de tus facturas o retrasar el pago.

 

Aspecto legal

Las Addendas son acuerdos comerciales privados. Su incumplimiento no genera problemas fiscales, pero podría complicar la relación con grandes clientes.

Es opcional para la ley, pero no para el cliente: Algunos clientes grandes consideran la Addenda imprescindible para aceptar facturas.

 

Aspecto Fiscal

La addenda no afecta el IVA o ISR, solo es un complemento administrativo, no fiscal.

Sin embargo, te recomendamos siempre documentar las addendas emitidas, esto facilitará resolver cualquier desacuerdo comercial o realizar aclaraciones con tus clientes.

 

Mejores prácticas para emisores de Addendas

1. Documenta: Lleva un registro claro de las Addendas solicitadas por cada cliente.
2. Organiza: Asegúrate de mantener actualizados los esquemas técnicos proporcionados por tus clientes.
3. Prueba: Realiza pruebas antes de enviar documentos finales.
4. Asesórate: Si no estás seguro de cómo integrar Addendas, consulta con un proveedor especializado.

 

La Addenda es una herramienta valiosa para mantener relaciones comerciales efectivas con grandes clientes en México. Aunque no es un requisito fiscal del SAT, integrarla correctamente puede ahorrar tiempo, evitar rechazos de facturas y agilizar pagos.

Si tu sistema actual no soporta Addendas o deseas simplificar el proceso, contar con un portal de facturación como Expide Tu Factura es ideal para gestionar este tipo de necesidades sin complicaciones.

Consulta nuestro servicio de facturación con Integración de Addendas y asegura el éxito de tus operaciones comerciales.